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會議費(fèi)用節(jié)省的十種方法

發(fā)布日期:2017-04-30     瀏覽:1165

任何工作都會伴隨著一定的人力、物力的消耗,舉辦會議公司如此,隨著會議節(jié)奏的日益緊密,如何降低會議預(yù)算,提高會議效率已成為每個會議人員的工作重心之一。

一、時(shí)間就是金錢

如果會議日期的安排具備一定的靈活性,那么十有八九能為你節(jié)約費(fèi)用??紤]好每周和每年中酒店業(yè)務(wù)的高峰和低谷時(shí)期,將酒店需要“疲于應(yīng)付”的高峰時(shí)期找出來。

二、坦誠溝通    

要了解對你的會議來說哪些是最重要的,列出輕重緩急。在你的需求建議書中,明確、直接地告知對方你認(rèn)為最重要的條件,將此條件作為競標(biāo)的內(nèi)容之一。 

“如果某供應(yīng)商很長時(shí)間才作出回復(fù)或者表示無法和你合作,你要繼續(xù)和它溝通。他們需要先了解你的公司背景,然后才和你做這筆生意?!边~斯特說。

三、尋找價(jià)值點(diǎn)     

在經(jīng)濟(jì)疲軟時(shí)期,會議數(shù)量銳減,取消會議的情況經(jīng)常發(fā)生,這個時(shí)候要尋找酒店的優(yōu)惠條件。不要害怕詢問對方能夠提供什么優(yōu)惠條件?!斑€有你的銷售代表不必一定要讓對方答應(yīng)所有條件,因?yàn)檫@些條件通常只是公司層面一廂情愿的想法?!?

四、仔細(xì)觀察會議滿意度    

用顯微鏡來觀察會議吧,注意所有不能直接為會議滿意度或參會者體驗(yàn)感“加分”的細(xì)節(jié)支出。幾位參會者注意到只是讓大家不使用瓶裝水就能節(jié)省一筆費(fèi)用。在一
次為期三天的會議中,一位協(xié)會的會議策劃者引以為豪地說,取消瓶裝水供應(yīng)為他節(jié)省了67,000美元。還有一個策略:通過提升優(yōu)勝者的住宿級別或者在會后

增加旅行激勵獎的方法,將績效獎和會議預(yù)算結(jié)合在一起.

五、選擇會議地點(diǎn)要有目的性    

會議地點(diǎn)和安排的活動要與公司要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)相匹配。一個高層管理者的舒心健體活動比傳統(tǒng)的度假旅游效果要好,而生態(tài)旅游和志愿者活動正在成為大家的期望所
在?!暗侨藗冊僖膊幌朐熳孕熊嚵?,”邁斯特說?!霸熳孕熊嚒敝傅氖悄切┚窒抻诰频陼h廳的活動。她說參會者喜歡融入他們所參觀的地方。密切關(guān)注匯率是另

一個有目的地選擇會議地點(diǎn)的方法。邁斯特提醒說,很有具有異國風(fēng)情的目的地,比如南美、非洲和亞洲,經(jīng)濟(jì)實(shí)惠,性價(jià)比之高出人意料。

六、按需采購    

在談判條件時(shí),一些消費(fèi)品,如會間咖啡和酒吧消費(fèi),要按人次計(jì)算。一位參會者指出,如果你真的吃剩下了,要記住這些剩余的東西都是你的。他要求將早餐剩余
的食物在上午會間休息時(shí)使用,而剩余的甜品則用于晚上的宴會。還有一個小竅門:酒店一般都有儲存道具的房間,問一問道具間里有沒有能為你的會議或宴會增加

生氣的東西,或許你能廉價(jià)或免費(fèi)使用這些道具。

七、重視距離問題     

國內(nèi)新建酒店和飯店陸續(xù)開業(yè)的很多,它們足以讓您的會議參與者和獎勵旅游參與者滿意而歸。就近選擇避免因倒時(shí)差而帶來的不適,還能讓國內(nèi)經(jīng)濟(jì)活起來,邁斯特說道。

八、嘗試打包方案     

邁斯特注意到“今年推出全服務(wù)打包價(jià)格的酒店增加了很多,這種方式讓客戶能夠預(yù)見要花的費(fèi)用?!甭牨娭杏幸晃?a target="_blank">會議策劃者提醒大家說,有一點(diǎn)很重要,就是要知道哪些服務(wù)是包含在打包方案里的,哪些服務(wù)是不包含的,為此你自己要親自去考察酒店。

九、重視郵輪會議    

郵輪會議和全服務(wù)打包酒店的預(yù)算控制方法類似。如果使用美元支付,郵輪會議能讓你獲得國際旅行的享受,這樣的會議帶上愛人或其他家屬是再合適不過了。

十、匯率保障     

提前支付國際會議的保證金能確保預(yù)算額不受通貨膨脹或貨幣波動的影響?!拔覀兊膰H供應(yīng)商一直樂意將匯率固定,而我也樂意接受?!边~斯特說道。


原文來源于www.omaten.com

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